Wstęp i Postanowienia Ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności reguluje sposób zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników odwiedzających stronę internetową profesjonalnej firmy ogrodniczej świadczącej usługi projektowania, zakładania i pielęgnacji ogrodów, instalacji systemów nawadniania oraz aranżacji zieleni w Polsce. Dokument ma zastosowanie do wszystkich danych przekazywanych za pośrednictwem formularzy kontaktowych, systemu rezerwacji konsultacji, korespondencji emailowej, telefonicznej oraz podczas bezpośrednich spotkań związanych z przygotowaniem wycen i realizacją projektów ogrodniczych. Administratorem danych zobowiązuje się do przetwarzania informacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa, zapewniając przy tym najwyższy standard bezpieczeństwa i poufności.
Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest [Nazwa Firmy Ogrodniczej], z siedzibą w [Miejscowość], pod adresem [Ulica i numer], wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [numer], NIP: [numer], REGON: [numer], zwana dalej „Administratorem". Wszelkie sprawy związane z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją uprawnień podmiotów danych oraz zawiadomieniami o naruszeniach ochrony danych można kierować do Inspektora Ochrony Danych (IOD) pod adres email: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych – RODO".
Kategorie i Źródła Danych Osobowych
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej związanej z kompleksową obsługą ogrodów zbieramy następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, ewentualnie numer PESEL w przypadku umów z osobami fizycznymi), dane kontaktowe (adres email, numer telefonu komórkowego/stacjonarnego, adres zamieszkania/korespondencyjny oraz dokładna lokalizacja inwestycji ogrodniczej), dane zawodowe (nazwa firmy, NIP, adres siedziby dla przedsiębiorców), dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (adres IP, dane logowania, typ przeglądarki, system operacyjny), a także treść korespondencji, w tym szczegółowe informacje o preferencjach dotyczących projektów ogrodowych, zakresie prac pielęgnacyjnych oraz wymaganiach technicznych dotyczących systemów nawadniania.
Cele Przetwarzania oraz Podstawy Prawne
Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na podstawach:
- Realizacja zapytań ofertowych, przygotowanie wycen i projektów koncepcyjnych ogrodów oraz obsługa systemu rezerwacji konsultacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy);
- Marketing bezpośredni własnych usług ogrodniczych, w tym przesyłanie informacji o promocjach, nowościach w ofercie oraz sezonowych poradach pielęgnacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na promocji usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w przypadku newslettera;
- Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych wynikających z prowadzonej działalności – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- Archiwizacja i zabezpieczenie ewentualnych roszczeń na wypadek konieczności ich dochodzenia lub obrony – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Technologie Śledzenia i Pliki Cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie informatyczne w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, w tym: cookies sesyjne umożliwiające logowanie i utrzymanie sesji użytkownika, cookies analityczne (np. Google Analytics 4) służące analizie zachowań użytkowników na stronie oraz optymalizacji prezentacji oferty usług projektowania i pielęgnacji ogrodów, a także cookies funkcjonalne zapamiętujące preferencje wyświetlania i wybrane ustawienia. Szczegółowe informacje na temat stosowanych technologii, czasu przechowywania plików oraz możliwości zarządzania preferencjami cookies znajdują się w odrębnej Polityce Cookies dostępnej w stopce strony. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies za pomocą opcji przeglądarki internetowej.
Odbiorcy Danych oraz Powierzenie Przetwarzania
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe oraz wsparcia technicznego dla strony internetowej (np. operator serwera, dostawca systemu CMS), biurom rachunkowym i księgowym prowadzącym księgowość firmy, podmiotom świadczącym usługi prawne i doradcze, firmom kurierskim i pocztowym (w przypadku wysyłki dokumentacji projektowej, faktur lub materiałów promocyjnych), a także podmiotom współpracującym przy realizacji inwestycji ogrodniczych (podwykonawcy, dostawcy materiałów rolniczych i ogrodniczych). Wszystkie podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie zawierają umowy powierzenia przetwarzania zgodne z art. 28 RODO, gwarantujące zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Środki Techniczne i Organizacyjne Ochrony Danych
Administrator wdrożył kompleksowy system zabezpieczeń chroniący dane osobowe przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Obejmuje to: stosowanie szyfrowania SSL/TLS przy przesyłaniu danych przez stronę internetową, regularne aktualizacje oprogramowania i systemów zabezpieczeń, wdrożenie polityki haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego dla systemów wewnętrznych, ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla upoważnionych pracowników i współpracowników związanych z realizacją projektów ogrodniczych, fizyczne zabezpieczenie dokumentacji papierowej w zamykanych szafach, oraz regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych dla personelu. Administrator prowadzi również dokumentację czynności przetwarzania zgodnie z wymogami RODO.
Okres Przechowywania Danych
Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa. W szczególności:
- Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. na newsletter) są przechowywane do momentu jej wycofania;
- Dane niezbędne do wykonania umowy i obsługi gwarancji na wykonane prace ogrodnicze – przez okres trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z kodeksu cywilnego (zwykle 3 lub 6 lat);
- Dane związane z fakturowaniem i obowiązkami podatkowymi – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku;
- Dane związane z korespondencją handlową – przez okres 1 roku od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiła ostatnia korespondencja, chyba że wcześniej zostanie zgłoszone żądanie usunięcia.
Po upływie wskazanych terminów dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
Prawa Podmiotów Danych (Uprawnienia RODO)
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia RODO, przysługują Państwu następujące uprawnienia:
- Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
- Prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zbierane, lub gdy wycofano zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
- Prawo do przenoszenia danych do innego administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora lub w celach marketingu bezpośredniego;
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Przekazywanie Danych do Państw Trzecich oraz Organizacji Międzynarodowych
Jako polska firma ogrodnicza, nie przekazujemy Państwa danych osobowych do państw trzecich (znajdujących się poza European Economic Area – EEA) ani organizacjom międzynarodowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji usługi i zapewnione zostaną odpowiednie zabezpieczenia zgodne z RODO, takie jak decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne (SCC) lub certyfikaty. W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych firm amerykańskich (np. Google LLC), dane mogą być przetwarzane na serwerach zlokalizowanych poza EEA, przy zachowaniu mechanizmów zgodności z RODO (np. Tarcza Prywatności UE-USA lub odpowiednie klauzule umowne). Administrator stale monitoruje zmiany w przepisach międzynarodowych dotyczących przepływu danych.
Zmiany Polityki Prywatności oraz Informacje Kontaktowe
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian i modyfikacji w niniejszej Polityce Prywatności w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa, rozwoju technologii informatycznych, zmian w strukturze organizacyjnej firmy lub rozszerzenia oferty świadczonych usług ogrodniczych. O wszelkich istotnych zmianach będziemy informować poprzez umieszczenie odpowiedniego komunikatu na stronie głównej serwisu lub przesłanie powiadomienia na adres email wskazany w trakcie rejestracji, z odpowiednim wyprzedzeniem.
W przypadku pytań, wątpliwości lub konieczności realizacji uprawnień związanych z ochroną danych osobowych, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem email: [email protected], telefonicznie pod numerem [numer telefonu] w godzinach pracy biura (poniedziałek-piątek, 8:00-16:00), lub listownie na adres siedziby firmy. Wszystkie zgłoszenia będą rozpatrywane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od daty otrzymania kompletnego zapytania.